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    企业召开发布会前在媒体邀约上需要做什么准备

    发布时间:2020-03-16 阅读量:157

    在公众信息流通极快的现代,媒体是企业提高曝光度和树立正面形象的权威渠道,所以,在发生一些比较重大的事件时,很多企业会召开媒体发布会向大众公开信息。媒体发布会是企业直接向媒体、各界人士传递信息的重要方式,有着重要的社会意义。

     

    举办发布会之前,要先确定发布会主题。某一消息是否有新闻价值是媒体发布会召开之前必须要确认的,此消息为什么需要面向媒体发布,是否有必要通过媒体告知大众。通常而言,企业举办媒体发布会的主题不外乎以下几种:新产品开发、重大新产品上市、企业经营方针的改变、企业首脑或高级管理人员的变更、新工厂的上马或旧工厂的扩建、融资信息变更、企业合并、企业创立周年纪念日、企业的产品获奖、与企业相关的重大责任事故的发生等。

    媒体发布会举办的时间应避免与社会重大活动的时间冲突。媒体发布会是企业在发生事件或者举行活动时告知大众、提高曝光度、展现企业形象的重要途径,如果与社会重大活动时间冲突,曝光效果不佳不说,还容易引起广大消费者反感,得不偿失,所以活动时间的设置很重要。

     

    主办方要做好媒体发布会的具体时间安排。媒体发布会一般选在上午10时或下午2时为佳,这样有利于方便记者到会,一般的新闻发布会,主要流程为开幕、嘉宾介绍、媒体发言人发言、嘉宾发言、茶会休闲、闭幕,活动流程+领导发言时间不应超过3小时,留半到一个小时时间给媒体采访。确定好具体时间后,要提前1~2周向媒体发出书面邀请或者让营销顾问联系,给媒体充分的时间安排行程。

     

    记者采访现场


    在举办媒体发布会时,应考虑安排适合的地点,做好这项工作,需从以下两个方面入手:

    1)会场选址

    新闻发布会的选址与所要发布的新闻性质相融洽,同时,要考虑到交通方便、新闻发布的硬件等因素。通常企业的新闻发布会在企业大会议室、展会会场、宾馆酒店会议室或新闻中心等地举行。

    2)会场布置

    选定发布会会址以后,还要注意会场的环境布置,气温、灯光、噪音等等问题要考虑周全,一定要布置好会场,使会场既体现企业精神,又使记者及其他来宾产生宾至如归的感觉。会场应设有来宾签到处,签到处最好设在入口或入场通道处。会场座次安排要分清主次,特别是有贵宾到会的情况下。在每个记者席上准备有关资料,供媒体深入细致地了解所发消息的内容。

     

    同时媒体发布会的现场人员选择也要恰当,需要注意以下三点内容:

    1.工作人员选择

    确定会议的主持人和主要发言人,主持人的作用在于把握主题范围,掌握会议进程,控制会场气氛,促成会议的顺利进行。此外在必要时还承担着消除过分紧张的气氛,化解对立情绪、打破僵局等特殊任务;

    主要发言人要透彻地掌握本企业的总体状况及各项方针政策,面对新闻媒体的提问,需要头脑冷静,思维清晰,反应灵敏,具有很强的语言表达能力,措辞精确,语言精练、流畅,发表的意见具有权威性,主要发言人一般由企业主要负责人或部门负责人担任。

    2.服务人员选择

    现场服务人员要严格挑选,从外貌到自身的修养均要合格,并注意服务人员的性别比例,以便发挥“异性效益”。服务人员的主要工作有如下几点:

    1)安排与会者签到

    2)引导与会者入坐

    3)分发宣传材料和礼品

    4)安排好餐饮工作

    5)安排一名摄影师专门拍摄会场情况,以备将来宣传和纪念之用

     

    关于媒体发布会的采访环节,其实有三种形式,一种是政治会议模式,主要领导在发言台讲话,随机抽选记者进行采访并回答;一种是单独专访,由媒体对选定的1-2个主要领导进行单对单的专访;一种是集中采访,准备一面媒体墙,在墙上挂一面幕布,幕布上标明与会的各个媒体及LOGO,在领导发言环节结束后,记者在媒体墙前集中,以媒体墙为背景进行群访。

     

    不得不提的一点是通稿与采访稿准备。发布会之前要准备好新闻通稿和记者问答大纲,以明确发布会的目标与舆论方向,也便于在会上与记者形成默契,避免不可控场面。

     

     


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